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Planejar eventos de homenagem pode ser desafiador. Você se dedica a organizar tudo: cada etapa, música, decoração e equipe. Ainda assim, imprevistos são suscetíveis de acontecer.
A parte que mais pode sair do seu controle é o discurso dos homenageados e o do responsável pela empresa. Você nunca sabe o que pode não sair a contento nessa hora.
Por isso, separamos algumas dicas para que o discurso não fuja do programado e o que fazer quando isso acontece. Vamos lá?
Estipule uma faixa de tempo
Pense na probabilidade de que aquele discurso ser o primeiro da vida daquela pessoa. Por isso, tudo o que você fizer para deixá-la mais segura, melhor.
Informe todos os candidatos a prêmios e a outros oradores sobre o tempo mínimo e máximo disponível para sua fala. Assim, existe mais chance de eles se prepararem exatamente visando cumprir o tempo destinado a cada um deles.
Lembre-se de que discursos longos demais podem entediar a plateia em eventos de homenagem. Os muito curtos, como o do Oscar, por exemplo, que dura 45 segundos, podem deixar a pessoa ansiosa.
Escreva um roteiro
Se a pessoa que vai fazer o discurso em nome da empresa não tiver muita prática, a melhor opção é que o roteiro seja escrito pelo responsável pela produção do evento. Além de evitar que o tempo seja ultrapassado, isso vai possibilitar que a pessoa se sinta muito mais segura.
Faça anotações claras, de preferência sentenças curtas e em tópicos. Uma ideia é usar cartões que dividam a fala em alguns segmentos. Assim, você cobre os pontos principais e se lembra de tudo o que precisa mencionar.
Para não faltar nada, siga especialmente os itens que descrevemos abaixo.
Agradecer quem apoiou o evento
Esta dica é mais voltada para o momento em que será treinada a pessoa da empresa responsável por proferir o discurso de abertura, típico de eventos de homenagens.
Ele precisa ter em mãos uma lista dos parceiros, dos clientes e de outros apoiadores que ajudaram o evento a acontecer. Garanta que isso será incluído em seu roteiro de discurso. É interessante que ele expresse gratidão a todos.
O tom depende muito da personalidade da pessoa que está discursando, mas é importante que, se for um evento formal, ele mantenha o tom no mesmo nível. Agora, se for algo mais íntimo, apenas entre os colaboradores, com o objetivo de integrar a equipe, peça para manter o tom informal.
Apreciação pelos apoiadores
É imprescindível incluir no discurso a apreciação pelos premiados. Se forem colaboradores, o diretor da empresa pode enfatizar a importância daquela premiação para a empresa que está realizando o evento. A homenagem em si confirma tal apreço.
Os premiados provavelmente agradecerão à companhia que ofereceu o prêmio. Eles devem, porém, ser advertidos do tempo disponível, a fim de que esse momento não se prolongue muito.
Incluir algo inspirador
Trabalhe junto com a pessoa que vai discursar para incluir algo inspirador e positivo no final. Especialmente se ela for abrir o evento.
Quanto aos vencedores, faça de tudo para que eles finalizem seu discurso de agradecimento com calma. É importante que esse momento, único, seja aproveitado da melhor forma.
Se esse não for muito o estilo do orador, sugira que ele mantenha a fala o mais positiva possível, de qualquer maneira.
Dicas para lidar com situações em que o discurso sai do programado
Mesmo com toda a preparação, pode ser que você presencie um discurso que extrapole o planejado. Embora tenham sido definidas as diretrizes, a emoção ou o nervosismo do momento podem fazer as pessoas se desconcentrarem.
Em eventos de homenagem, assim como em qualquer outro tipo de cerimônia, é essencial ter uma forma de indicar ao orador o tempo que lhe resta à medida que ele discursa. Deixe alguém responsável por dar esse sinal. Ou, se possível, coloque uma luz especial que avise quando o tempo está terminando.
Existem outras técnicas para impedir que a pessoa se estenda demais. Mas, dependendo do tom do seu evento, muitas delas não são as mais indicadas.
Neste post, definimos algumas maneiras de lidar com essas situações. Confira!
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