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Planejar eventos de homenagem pode ser desafiador. Você se dedica a organizar tudo: cada etapa, música, decoração e equipe. Ainda assim, imprevistos são suscetíveis de acontecer.

 

A parte que mais pode sair do seu controle é o discurso dos homenageados e o do responsável pela empresa. Você nunca sabe o que pode não sair a contento nessa hora.

 

Por isso, separamos algumas dicas para que o discurso não fuja do programado e o que fazer quando isso acontece. Vamos lá?

 

Speaking at Conference

 

 

Estipule uma faixa de tempo

 

Pense na probabilidade de que aquele discurso ser o primeiro da vida daquela pessoa. Por isso, tudo o que você fizer para deixá-la mais segura, melhor.

 

Informe todos os candidatos a prêmios e a outros oradores sobre o tempo mínimo e máximo disponível para sua fala. Assim, existe mais chance de eles se prepararem exatamente visando cumprir o tempo destinado a cada um deles.

 

Lembre-se de que discursos longos demais podem entediar a plateia em eventos de homenagem. Os muito curtos, como o do Oscar, por exemplo, que dura 45 segundos, podem deixar a pessoa ansiosa.

 

Escreva um roteiro

 

Se a pessoa que vai fazer o discurso em nome da empresa não tiver muita prática, a melhor opção é que o roteiro seja escrito pelo responsável pela produção do evento. Além de evitar que o tempo seja ultrapassado, isso vai possibilitar que a pessoa se sinta muito mais segura.

 

Faça anotações claras, de preferência sentenças curtas e em tópicos. Uma ideia é usar cartões que dividam a fala em alguns segmentos. Assim, você cobre os pontos principais e se lembra de tudo o que precisa mencionar.

 

Para não faltar nada, siga especialmente os itens que descrevemos abaixo.

 

Agradecer quem apoiou o evento

 

Esta dica é mais voltada para o momento em que será treinada a pessoa da empresa responsável por proferir o discurso de abertura, típico de eventos de homenagens.

 

Ele precisa ter em mãos uma lista dos parceiros, dos clientes e de outros apoiadores que ajudaram o evento a acontecer. Garanta que isso será incluído em seu roteiro de discurso. É interessante que ele expresse gratidão a todos.

 

O tom depende muito da personalidade da pessoa que está discursando, mas é importante que, se for um evento formal, ele mantenha o tom no mesmo nível. Agora, se for algo mais íntimo, apenas entre os colaboradores, com o objetivo de integrar a equipe, peça para manter o tom informal.

 

Apreciação pelos apoiadores

 

É imprescindível incluir no discurso a apreciação pelos premiados. Se forem colaboradores, o diretor da empresa pode enfatizar a importância daquela premiação para a empresa que está realizando o evento. A homenagem em si confirma tal apreço.

 

Os premiados provavelmente agradecerão à companhia que ofereceu o prêmio. Eles devem, porém, ser advertidos do tempo disponível, a fim de que esse momento não se prolongue muito.

 

Incluir algo inspirador

 

Trabalhe junto com a pessoa que vai discursar para incluir algo inspirador e positivo no final. Especialmente se ela for abrir o evento.

 

Quanto aos vencedores, faça de tudo para que eles finalizem seu discurso de agradecimento com calma. É importante que esse momento, único, seja aproveitado da melhor forma.

 

Se esse não for muito o estilo do orador, sugira que ele mantenha a fala o mais positiva possível, de qualquer maneira.

 

Dicas para lidar com situações em que o discurso sai do programado

 

Mesmo com toda a preparação, pode ser que você presencie um discurso que extrapole o planejado. Embora tenham sido definidas as diretrizes, a emoção ou o nervosismo do momento podem fazer as pessoas se desconcentrarem.

 

Em eventos de homenagem, assim como em qualquer outro tipo de cerimônia, é essencial ter uma forma de indicar ao orador o tempo que lhe resta à medida que ele discursa. Deixe alguém responsável por dar esse sinal. Ou, se possível, coloque uma luz especial que avise quando o tempo está terminando.

 

Existem outras técnicas para impedir que a pessoa se estenda demais. Mas, dependendo do tom do seu evento, muitas delas não são as mais indicadas.

 

Neste post, definimos algumas maneiras de lidar com essas situações. Confira!

 

Se precisar de ajuda, conte com a consultoria da Inoxline!

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