Cerimônia de premiação: 10 detalhes de planejamento que você não pode deixar passar

Por mais que você tenha experiência planejando eventos, uma cerimônia de premiação precisa de alguns cuidados especiais. Separamos 10 detalhes que talvez não passassem pela sua cabeça, mas podem trazer mais brilho ao seu evento.

 

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1. Escolha o lugar perfeito

 

Você precisa considerar vários fatores na hora de escolher um lugar para a sua cerimônia de premiação. Além dos básicos, como preço e localização, existem alguns detalhes que podem atrapalhar a logística do seu evento.

 

Não se esqueça de conferir a acessibilidade do lugar. Verifique também se ele comporta a quantidade de pessoas que você está esperando, com o número certo de banheiros. Também é importante checar as condições de eletricidade, que, se não estiverem boas, podem causar um desastre.

 

2. Escolha uma data livre

 

Especialmente para eventos de fim de ano, é importante escolher uma data que esteja livre no calendário do seu setor, sem nenhuma outra empresa prevista para realizar evento no dia. Também evite marcar muito próximo aos feriados de fim de ano, como Natal e Ano Novo.

 

Você quer que as pessoas compareçam à sua cerimônia de premiação, não é? Por isso, faça essa tarefa ser mais fácil para elas.

 

3. Registro ou compra de ingressos

 

Se você escolheu vender ingressos, garanta que seja fácil comprá-los. Escolha um bom site de venda – lembre-se de comparar as taxas cobradas por esse tipo de serviço.

 

Agora, mesmo que você não venda ingressos, procure alguma forma de as pessoas se registrarem para comparecer ao evento. Assim, fica fácil definir o valor do buffet, mesmo que nem todos os registrados compareçam.

 

4. Design do palco

 

Se seu evento tem uma cara, é a do palco. Inclua todos os aspectos no seu checklist de produção: tela (ou várias telas), efeitos de luz e LEDs, lanternas, enfeites e decoração. Procure saber quais tipos de fornecedores desses itens existem na sua cidade e como eles podem contribuir.

 

Não se esqueça de que tudo precisa estar de acordo com o branding do seu evento. Peça ajuda aos integrantes da equipe – eles podem ter acesso a fornecedores e designers que você não conhece.

 

E, claro, não se esqueça de incluir o nome da sua empresa, junto com o dos patrocinadores e outros.

 

5. Mestre de cerimônias

 

Colocar o CEO da empresa para apresentar os prêmios é uma opção, mas tenha certeza das suas habilidades ao falar em público.

 

Se não for o caso, escolha um apresentador com experiência. A forma como ele conduz a cerimônia de premiação vai fazer toda a diferença. Afinal, sabemos que você não quer que seu evento seja só mais um.

 

Dependendo do seu setor, pode ser interessante chamar alguém conhecido no meio e que tenha conexão com a sua empresa. Pode sair mais caro, mas, se fizer sentido para o seu evento, vai valer a pena.

 

6. Música e iluminação

 

Estes dois itens definem o tom do seu evento e devem ser bem pensados. Se você quer um clima calmo e aconchegante, garanta que a iluminação siga esse estilo. Em relação à música, a mesma coisa: aposte nas tranquilas e mais genéricas.

 

Se você quer algo mais estilo show, com luzes em movimento, não deixe de contratar um técnico. Ele será o responsável por definir cores e ritmo que combinem com a sua cerimônia de premiação.

 

Não se esqueça de pensar na música que vai tocar enquanto os prêmios serão anunciados. Trabalhe junto com o mestre de cerimônias para definir as melhores, a fim de animar a plateia.

 

7. Layout da apresentação do prêmio

 

A parte principal de uma cerimônia de premiação é, evidentemente, a premiação. Seus convidados estão ansiosos por esse momento. Por isso, não deixe que a apresentação dos ganhadores decepcione.

 

Não se contente com um PowerPoint com alguns efeitos. Com um pouco de criatividade, você pode transformar esse momento em algo único. É possível, por exemplo, inserir pequenos vídeos de cada finalista.

 

Se houver orçamento viável, contrate um designer. Garanta que ele saiba trabalhar bem a marca da companhia e o tema que você preparou para o evento.

 

Não deixe de anunciar os finalistas, para que eles também tenham um pouco de reconhecimento. Os patrocinadores e os parceiros também precisam de espaço aqui.

 

8. Qualidade dos prêmios e personalização

 

Reserve uma atenção especial aos prêmios que você vai entregar. Pesquise bastante os fornecedores e as opções de design que eles oferecem. Além disso, confira as possibilidades de customização dos troféus, das medalhas ou das placas.

 

Apenas um prêmio feito especialmente para os que vão recebê-lo cumpre o papel de demonstrar apreço e reconhecimento. Os prêmios devem superar a expectativa de quem vai recebê-lo. Logo, se você escolher economizar no produto, pode dar a impressão de descaso com o homenageado.

 

Também não deixe de pesquisar a confiabilidade do fornecedor. A qualidade precisa ser exemplar e você não pode correr o risco de os prêmios não estarem prontos no dia da cerimônia de premiação. Lembre-se de que os prêmios estarão em destaque nas fotografias de divulgação e ficarão com as pessoas como lembrança da homenagem.

 

9. Documentação em vídeo da cerimônia de premiação

 

Por que gastar meses e meses organizando, planejando e implementando seu evento se você não vai documentar tudo?

 

A primeira coisa é contratar alguém para filmar a cerimônia de premiação. Afinal, o vídeo é a melhor maneira de você compartilhar o resultado do evento nas redes sociais mais tarde.

 

Você pode pedir ao profissional de vídeo que capture não só a premiação em si, mas também as entrevistas com os finalistas do prêmio, além de outros convidados, como parceiros e patrocinadores.

 

Se você vai usá-lo para promover a cerimônia de premiação no próximo ano ou apenas para guardar de recordação, garanta que o trabalho de vídeo seja o melhor possível.

 

10. Pós-evento

 

Outra maneira de utilizar o material produzido durante a cerimônia de premiação, no caso de prêmios para os colaboradores, é divulgar internamente o nome dos ganhadores.

 

Publique fotos e vídeos do evento em todos os canais possíveis com a Newsletter, a Intranet e a página do Facebook.

 

Não deixe de incluir algumas palavras sobre os prêmios e o trabalho dos colaboradores que os receberam.

 

Pensando nesses detalhes, é quase certeza de que seu evento será um sucesso.

 

Precisa de um orçamento para os prêmios? Entre em contato com a Inox Line!

 

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