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Você já presenciou algum imprevisto em eventos? É bem provável que sim. A verdade é que eles são inevitáveis e o que conta, além do planejamento, é saber lidar com eles. Hoje vamos falar sobre 9 imprevistos clássicos em eventos de premiação e como você pode evitá-los.
1. Problemas com equipamento
Pausar a sua cerimônia por causa dos famosos “problemas técnicos” não é nada bom. Além de aparentar falta de profissionalismo, seus convidados podem ficar irritados.
Para evitar que isso aconteça, teste tudo, se puder, até duas vezes. Faça um checklist com tudo o que será usado e repasse a apresentação, conferindo a situação de cada item. Se mesmo assim algo sair errado na hora, garanta que haverá um profissional apto a resolver o problema da melhor forma possível no dia do evento.
2. Atrasos em eventos de premiação
Não é fácil ter um cronograma perfeito. Isso não vale só para premiações; em qualquer evento, pode acontecer de as coisas saírem um pouco fora do combinado.
Isso se torna um problema quando o atraso é muito prolongado. Pode acontecer porque algum premiado fez um discurso longo demais, o que pode atrapalhar toda a programação e fazer os convidados esperarem por horas. Um jeito de fugir disso é se preparar para o caso de precisar de um tempinho a mais.
Você pode, por exemplo, preparar um vídeo de espera para passar caso alguém se atrase. Já combine antes com o apresentador que pode ser que ele precise agilizar as coisas e que deve ficar atento ao seu sinal. Copiar uma regra do Oscar é interessante: os discursos só podem ter 45 segundos.
Isso foi determinado para fugir dos longos e embaraçosos discursos emotivos que os ganhadores possam fazer (o que podemos compreender, já que ganhar um Oscar não é para qualquer um).
3. Errar nomes
Uma das coisas mais desconfortáveis é ver o apresentador pronunciar nomes de concorrentes ou premiados de forma errada. Mas já aconteceu até mesmo no Oscar.
Por isso, fique preparado para enfrentar essa situação. Dependendo do tipo do seu evento, a melhor opção é levar o acontecido em tom de brincadeira. Isso se o seu apresentador tiver jogo de cintura suficiente para fazer isso de forma gentil, claro. Se não, peça desculpas de forma natural e siga em frente.
4. Perdedores chateados
Em qualquer cerimônia de premiação em que há disputa de categorias, algumas pessoas vão ficar de fora. Depende muito do seu tipo de negócio, mas é legal fazer um evento separado para premiar as pessoas que inovaram, mas que não obtiveram sucesso, como pode acontecer com qualquer projeto ousado.
Assim, você cria um senso de que sempre vale a pena tentar coisas novas, mesmo que elas possam não dar certo.
5. Evento muito cheio ou muito vazio
Antes do evento, você terá combinado com o buffet a quantidade de convidados, além de ter escolhido o lugar baseando-se nisso. Alguns eventos vendem ingressos ou só admitem convidados. Quando é assim, fica um pouco mais fácil planejar essa parte.
Mas se esse não é seu caso, sempre conte com algumas pessoas extras. Alguns amigos, familiares e crianças podem acompanhar um dos candidatos, por exemplo.
Agora, para evitar o problema contrário – pouca gente comparecer –, veja nossas dicas para acertar na divulgação do evento.
6. Espere pelo inesperado
Mesmo que você planeje tudo com muitos detalhes e cuidado, eventos de premiação podem trazer imprevistos inevitáveis. Especialmente em uma premiação, que envolve tanta gente. Tenha em mente o mantra do produtor de eventos: espere o melhor, prepare-se para o pior. Considere qualquer chance de dar algo errado.
O evento será aberto? Alugue tendas para se proteger da chuva, caso ocorra (nem pense em contar apenas com a previsão). Um discurso está muito longo? Pense em algum sinal ou música para encerrar.
7. Planeje bem a equipe
Você precisará encontrar, contratar, agendar e delegar tarefas – fotógrafos, montadores, designers, decoradores, patrocinadores, animadores ou músicos, entre outras funções. Não esqueça de incluí-los no buffet e no mapa de cadeiras. Procure fazer tudo isso com o máximo de antecedência: contratar com urgência pode sair mais caro.
Além disso, caso haja algum imprevisto, você terá tempo para achar substitutos acostumados a lidar com eventos de premiação. Garanta também que todos tenham os equipamentos necessários para executar seu trabalho. A banda traz seus próprios instrumentos e aparelhagem de som? Se não, você precisará alugar.
8. Convidados inconvenientes
Tenha um plano de ação para lidar com penetras, convidados que beberam um pouco a mais e outros problemas. Nenhum evento está completamente livre dessas situações, mesmo que seja apenas os funcionários da empresa. Deixe alguém da equipe de sobreaviso para agir nesses casos.
Já forneça algumas ideias sobre o que fazer em determinadas situações, que dependem muito do tamanho do evento, e a quem recorrer caso seja algo muito fora do padrão.
Se o evento tem mesas, saiba que provavelmente haverá troca de lugares por parte dos convidados. Deixe alguém encarregado de fazer trocas necessárias em ordem para não atrapalhar o evento.
9. Crianças
Saiba lidar com crianças. Mesmo que seu evento seja corporativo, você precisa contar com elas no seu planejamento. Afinal, muitos candidatos aos prêmios vão levar suas famílias e nada mais natural que compareçam filhos, sobrinhos, etc. Não subestime a inteligência delas e não se esqueça de suas necessidades e desejos.
No final, o que as crianças precisam é o mesmo que os adultos: se divertir e ter uma boa experiência no evento. Na comida, tenha lanches separados para elas. Não deixe que sejam alimentos muito doces ou gordurosos; procure um meio termo. No jantar, a mesma coisa: assegure-se de que o buffet vai preparar um menu alternativo. No local do evento, garanta que haverá um espaço com coisas interessantes para elas.
Se o orçamento permitir, designar monitores é uma ótima ideia. O local do evento também precisa ter uma estrutura particular, onde mães possam amamentar, por exemplo.
Bônus: outros imprevistos inevitáveis em eventos de premiação
Seja flexível, sempre. Não se desespere quando alguma coisa sair errado; é bem provável que isso aconteça. O melhor que você pode fazer é ter planos para alguns casos, que, por experiência, você já imagina que vão acontecer. Por exemplo, se alguém já ultrapassou o limite de tempo do discurso e está ignorando seus sinais para parar, relaxe. Não há muito o que fazer.
Procure ajustar depois para não sair muito do cronograma. Você não pode prever tudo. Procure contar com a sua equipe e com seus fornecedores para garantir um evento de sucesso. A Inox Line oferece um serviço líder de mercado, que garante a entrega dos seus prêmios na data combinada. Faça um orçamento!
